Voorziening gemeentelijke informatiebeheer: Werk aan de winkel.

Mevrouw de voorzitter

De fractie van Beuningen Nu & Morgen is geschrokken van de rekenkamerbrief.  De bevindingen die de rekenkamer meldt, zijn op basis van het rapport dat de gemeentearchivaris over 2018 heeft uitgebracht. Dit zogenaamd inspectierapport is als ingekomen stuk bij de commissiebehandeling van februari jongstleden ondergesneeuwd en wij zijn er als gehele raad onvoldoende op aangeslagen zo stel ik. Op verschillende vlakken scoort Beuningen onder de maat.

Informatiebeheer dient op orde te zijn, zo stellen wij. Als stukken moeilijk of niet meer digitaal ontsloten zijn kan dat grote problemen veroorzaken, niet alleen voor de ambtelijke organisatie maar ook voor onze inwoners, bedrijven en verenigingen.

De rekenkamer brengt  3 belangrijke zaken naar voren. Door de reorganisatie is de verantwoordelijkheid voor informatievoorziening niet goed belegd. De overgang naar het zaakgericht werken, vereist een andere manier van werken en archiveren. En tenslotte is er geen zicht op het archiefbeheer bij de verbonden partijen en samenwerkingsverbanden. Het terugvinden van digitale stukken

(ofwel) het totale beheer van alle gemeentelijke gegevens is een basisvereiste.

Het kan grote problemen opleveren als bepaalde stukken niet terug te vinden zijn. Zo stelt onze fractie.

Slotconclusie van de rekenkamerdirecteur, er is veel werk aan de winkel.

Zonder al te gedetailleerd op de reactie van het college in te gaan, waarin enkele bevindingen worden genuanceerd, vindt BN&M dat we als raad, onze controlerende taak op dit dossier, beter moeten invullen. Vanuit Beuningen Nu & Morgen gaan we dan ook het eerstvolgende inspectierapport goed tot ons nemen. Verder vinden we het vanzelfsprekend dat het college eind 2019 rapporteert over de voortgang en het effect van de maatregelen. Indien de maatregelen financieel niet haalbaar zijn dan zal er geld vrijgemaakt moeten worden. Het informatiebeheer moet op orde zijn. Het is de gereedschapskist voor de ambtelijke organisatie en informatiebeheer is van wezenlijk belang voor de werkprocessen.

 

In de commissie FAZ hebben wij de suggestie gedaan om de gemeentearchivaris van Nijmegen ook in te schakelen als archiefinspecteur voor de verbonden partijen waarin Beuningen deelneemt.

Vraag aan de portefeuillehouder of zij zich hier voor wil inzetten.

 

Tot zover in 1e instantie.

Bert Jeurissen

 

Comments are closed.